Pracę z klientem rozpoczynamy od ustalenia oczekiwań klienta i zasad komunikacji:
- w trakcie wstępnej rozmowy telefonicznej określamy potrzeby klienta i zakres świadczonych usług
- w trakcie krótkiego spotkania doprecyzowujemy zakres świadczonych usług
- wskazujemy konsultanta który będzie kompleksowo prowadził i koordynował ogół procesów księgowych firmy
- określamy osobę kontaktową w firmie klienta i metody komunikacji z klientem, a także harmonogram obiegu dokumentów księgowych (terminy i miejsce ich odbioru przez naszych pracowników)
- w przypadku usług niestandardowych ustalamy indywidualne warunki płatności
- podpisujemy umowę z klientem (okres wypowiedzenia umowy wynosi 1 okres rozrachunkowy)
Standardowe metody współpracy i komunikacji z klientem:
- raz w tygodniu nasz pracownik odbiera od klienta przygotowane dokumenty księgowe (częstotliwość odbioru dokumentów może być ustalana indywidualnie)
- zgodnie z obowiązującymi przepisami faktury powinny być opisane i parafowane przez klienta na odwrocie:
- Opis powinien zawierać cel zakupu towarów na fakturze zakupu, nr lub nazwę zlecenia/projektu do którego faktura jest przyporządkowana, (opcjonalnie miejsce powstawania kosztów, nazwę działu lub inne informacje w zależności od prowadzonego rachunku kosztów) datę i podpis osoby upoważnionej do autoryzacji faktur
- Opis faktury sprzedaży powinien zawierać na odwrocie informacje o tym czy faktura jest faktura cząstkowa i do jakiego zamówienia jest przyporządkowana czy też odrębnym dowodem księgowym
- Faktury dotyczące materiałów reklamowych powinny zawierać informacje o charakterze reklamy publiczna niepubliczna, czy nastąpi przeniesienie własności i czy stanowi on wartość konsumpcyjną dla odbiorcy
- klient ma bieżący podgląd na wszystkie przekazane nam faktury poprzez stronę www
- klient ma bieżący podgląd na wszystkie raporty księgowe i wewnętrzne według własnych wymagań poprzez stronę www
- wszystkie raporty, deklaracje oraz zestawienia przelewów mogą być wydrukowane bezpośrednio ze strony internetowej po zalogowaniu
- na życzenie klienta prowadzimy księgowość wyłącznie w sposób tradycyjny i dostarczamy wszystkie raporty bezpośrednio do klienta bez możliwości dostępu do danych przez Internet
- wszystkie czynności księgowe oraz reprezentacja klienta przed urzędami i instytucjami publicznymi jest kompetencją Profais
- klient w każdej chwili może kontaktować się z wyznaczonym konsultantem, który pomoże w przypadku problemów z obsługą księgową bądź udzieli porady w zakresie rachunkowości - po zamknięciu każdego okresu rozrachunkowego biuro zwraca klientowi uporządkowany komplet dokumentów księgowych z zamkniętych okresów księgowych (na życzenie klienta prowadzimy archiwum dokumentacji w siedzibie firmy)
- konsultant kontaktuje się z wyznaczona osobą kontaktową w razie wątpliwości dotyczących przekazanych przez klienta dokumentów księgowych - czas klientów jest dla nas cenny i staramy się ograniczyć kontakty z naszej strony do niezbędnego minimum
- procesy księgowe ze strony klienta ograniczają się wyłącznie do przygotowania dokumentów księgowych i dokonania opłat na rzecz kontrahentów i instytucji oraz urzędów w zakresie wyliczonych przez nas podatków
- to my pilnujemy terminów i dopełnienia wymaganych prawem formalności w zakresie rachunkowości jednostki, na życzenie wysyłamy ponaglenia zapłaty i noty odsetkowe do klientów, przygotowujemy dokumenty, zaświadczenia i druki kadrowe
Możliwości:
- część procesów księgowych może na życzenie być prowadzona u klienta i przesyłana do nas droga elektroniczną (np wprowadzanie faktur, zamówień)
- prowadzimy ogół, bądź część spraw kadrowych klienta
