Najczęstsze pytania o współpracę z Profais

Ceny zaczynają się od 270 zł miesięcznie za 15 dokumentów (KPiR lub ryczałt, firma bez VAT), od 320 zł (firma z VAT), od 900 zł za pełną księgowość i od 60 zł za pracownika w kadrach i płacach; panel klienta 9 zł miesięcznie + 6 zł za GB. Wszystkie ceny są netto, do ceny doliczamy 23% VAT (kadry i płace też). Wycena indywidualna. Szybką wycenę przygotowujemy po pierwszej rozmowie. Szczegóły na stronie Cennik.

Zaczynamy od bezpłatnej rozmowy, która trwa około 30 minut (telefon, wideo albo spotkanie w biurze). Pytamy, czym zajmuje się Twoja firma, czy to jednoosobowa działalność czy spółka i kto prowadzi Ci księgowość teraz. Po rozmowie szybko dostajesz ofertę z ceną. Jeśli Ci odpowiada, podpisujemy umowę i ustalamy, od kiedy zaczynamy. Zwykle jest to początek miesiąca albo kwartału. Na start składa się przekazanie dokumentów, nadanie nam dostępów i pierwszy miesiąc wspólnej pracy.

To zależy od tego, w jakim stanie są Twoje dokumenty, więc ustalamy to z Tobą osobno. Najlepiej zmieniać biuro na przełomie okresów rozliczeniowych, na przykład z końcem miesiąca lub kwartału, bo wtedy rozliczenia nie rozjeżdżają się między dwoma biurami. Zwykle wygląda to tak. Jeśli chcesz, najpierw przeglądamy księgi z ostatnich 12 miesięcy i sprawdzamy, czy czegoś nie brakuje (to nieobowiązkowe). Potem przejmujemy dokumenty i sprawdzamy, czy liczby w księgach się zgadzają. Dostajemy od Ciebie pełnomocnictwo, czyli upoważnienie do podpisywania i składania deklaracji w Twoim imieniu. Pierwszy miesiąc pracujemy razem, żeby wszystko dobrze zaskoczyło.

Nie. Zdecydowaną większość pracy robimy zdalnie. Faktury wystawione w KSeF pobieramy z systemu sami. Pozostałe dokumenty, na przykład umowy i wyciągi z banku, wgrywasz do panelu klienta (to strona internetowa, na której masz swoje dokumenty i rozliczenia) albo wysyłasz nam zabezpieczonym e-mailem. Jeśli wolisz porozmawiać osobiście, zapraszamy do biura przy ul. Zgierskiej 176 w Łodzi. Chętnie poznajemy klientów, zwłaszcza przy pierwszej rozmowie.

Tak. Masz własnego opiekuna do księgowości, a jeśli zatrudniasz pracowników, także osobnego opiekuna do kadr i płac. To ludzie, którzy znają Twoją firmę i branżę. Nie ma u nas infolinii ani przekazywania sprawy z działu do działu. Tak pracujemy od 2006 roku.

Tak. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna. Pomagamy przejść przez wszystkie kroki:

• wybrać rodzaj firmy: jednoosobowa działalność, spółka cywilna albo spółka z o.o.,
• dobrać kody PKD (kody, które opisują, czym zajmuje się firma),
• wybrać sposób płacenia podatku: skala, liniowy lub ryczałt,
• złożyć wniosek o rejestrację (w CEIDG, czyli rejestrze firm jednoosobowych, albo w KRS, jeśli zakładasz spółkę),
• zgłosić firmę do ZUS i urzędu skarbowego,
• założyć konto firmowe i ustawić KSeF.

Wszystko krok po kroku opisaliśmy też w poradniku Jak założyć jednoosobową firmę w 2026. Słowa, których możesz nie znać, wyjaśniamy w słowniczku na końcu tej strony.

Tak — większość naszych klientów jest spoza Łodzi. Obsługujemy firmy w całej Polsce. Komunikacja przez panel klienta, e-mail, telefon i wideokonferencję; spotkania osobiste umawiamy na życzenie. Mamy też klientów z kapitałem zagranicznym i obsługujemy ich po angielsku — szczegóły w usłudze Obsługa w języku angielskim.

Pracujemy na profesjonalnych programach księgowych. Ty nie musisz ich mieć ani znać. Jeśli masz swój program do faktur, możesz przy nim zostać — faktury pobieramy z KSeF, a pozostałe dokumenty przekazujesz przez panel klienta. Pracujemy na FinnAI: w panelu klienta FinnAI masz swoje dokumenty, podgląd rozliczeń i faktury z KSeF w jednym miejscu.

Cztery główne czynniki: (1) liczba dokumentów księgowych miesięcznie (faktury, wyciągi, umowy), (2) forma prawna i podatkowa (spółka z o.o. ≠ JDG, skala ≠ liniowy ≠ ryczałt), (3) zakres dodatkowy — kadry/płace, raportowanie zarządcze, raporty po angielsku, (4) liczba pracowników na liście płac. Mniej istotne: branża i lokalizacja.

Koszty są zawsze sprecyzowane w cenniku i/lub umowie. Obsługa poza zakresem ustalonym w ramach podjęcia współpracy może być dodatkowo płatna.

Wynagrodzenie płatne miesięcznie na podstawie faktury wystawionej w pierwszym tygodniu miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym, z terminem 14 dni od daty wystawienia. W przypadku usług jednorazowych możliwe rozliczenie w transzach — szczegóły w umowie.

Tak. Mamy obowiązkowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego (art. 76h ustawy o rachunkowości).

Stosujemy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa adekwatne do ryzyka: szyfrowanie transmisji TLS, kontrola dostępu z indywidualnymi loginami i silną polityką haseł, codzienne kopie zapasowe w odseparowanej lokalizacji, klauzule poufności podpisane przez wszystkich pracowników, coroczne szkolenia z RODO. Pełen opis w sekcji RODO i Polityce prywatności.

Gdy błąd jest po naszej stronie, informujemy Cię niezwłocznie i poprawiamy go bez dodatkowej opłaty (korekta deklaracji, ponowne złożenie pliku). Za szkody wynikłe z naszych błędów odpowiadamy na zasadach umowy i Kodeksu cywilnego; mamy obowiązkowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego (art. 76h ustawy o rachunkowości).

Nie musisz. Wyciągi bankowe wgrywasz do panelu klienta. Nigdy nie prosimy o login i hasło do Twojej bankowości ani o uprawnienia do wykonywania przelewów czy zmiany ustawień konta. Ty zachowujesz pełną kontrolę nad środkami.

Dostęp mają osoby upoważnione pisemnie do obsługi konkretnego klienta — najczęściej dwie osoby: główny księgowy i właścicielka biura jako backup — oraz, w zakresie technicznym, dostawcy systemów, na podstawie umów powierzenia (lista na żądanie). Lista upoważnień jest dokumentowana zgodnie z RODO. Pracownicy podpisują klauzule poufności i przechodzą coroczne szkolenia z ochrony danych osobowych.

Pięć głównych obszarów: fakturowanie i obsługa KSeF 2.0, pełna księgowość spółek, KPiR i ryczałt dla JDG, kadry i płace, oraz obsługa w języku angielskim dla spółek-córek grup zagranicznych.

Tak. W ramach obsługi księgowej pobieramy Twoje faktury z KSeF do księgowania i pomagamy nadać uprawnienia; obsługujemy też korekty i tryb offline. Sami fakturujemy w KSeF od 1 lutego 2026 r., zanim objął nas obowiązek.

W zakresie, w jakim prowadzimy Twoje księgi i sporządzamy deklaracje, wyjaśniamy, jak przepisy przekładają się na Twoje rozliczenia. Porady i opinie podatkowe w sprawach wykraczających poza bieżące rozliczenia oraz reprezentacja w postępowaniach podatkowych należą do doradców podatkowych i radców prawnych (zgodnie z ustawą o doradztwie podatkowym). W takich sprawach wskażemy, kiedy warto zapytać doradcę podatkowego.

Na podstawie pełnomocnictwa UPL-1 podpisujemy i składamy za Ciebie deklaracje i pliki JPK, a na podstawie pełnomocnictwa w ZUS — dokumenty ubezpieczeniowe. Pisma z urzędów pomagamy przygotować i odpowiadamy na nie w zakresie prowadzonych ksiąg. Reprezentacja w postępowaniu podatkowym i w kontroli należy do doradcy podatkowego lub radcy prawnego; wskażemy, kiedy warto go zapytać.

Obsługujemy oba. Pracujemy z firmami każdej wielkości — od jednoosobowych działalności i spółek osobowych po spółki kapitałowe. Jeśli planujesz przekształcenie w sp. z o.o. w ciągu 12–24 miesięcy, pomożemy to zaplanować. Sprawdź porównanie JDG vs spółka z o.o..

Tak. Prowadzimy księgi wg ustawy o rachunkowości i Krajowych Standardów Rachunkowości (KSR), a na życzenie przygotowujemy raporty dla zagranicznej spółki-matki po angielsku. Komunikacja z klientem po angielsku. Standardowy rytm: do 10. dnia zamykamy księgi, do 12. wysyłamy wersję roboczą raportów, do 15. wersję ostateczną. Szczegóły w usłudze Obsługa w języku angielskim.

Tak. Pomagamy wybrać formę rozliczeń przy zakładaniu firmy (KPiR, ryczałt, pełna) — decyzja należy do Ciebie; w sprawach wymagających doradcy podatkowego wskażemy, kiedy warto go zapytać. Czytaj też Jaką formę opodatkowania wybrać.

Bieżący stan ksiąg, wgląd we wszystkie deklaracje, archiwum dokumentów (z możliwością wyszukiwania), kalendarz najbliższych terminów (VAT, ZUS, CIT, PIT), raport zarządczy w PDF, zlecenia i pytania do opiekuna.

Wystawia je klient — to jego sprzedaż i jego cena — a my księgujemy i obliczamy VAT.

W razie awarii systemu MF (oficjalnie ogłoszonej) fakturę można wystawić w trybie offline — w lokalnej strukturze, którą po przywróceniu systemu przesyła się do KSeF w terminie 7 dni, bez sankcji. O takiej sytuacji informujemy Cię na bieżąco.

Standardowo 1 miesiąc kalendarzowy ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego.

Przekazujemy nowemu biuru lub klientowi pełną dokumentację księgową — księgi, ewidencje, raporty, deklaracje, dokumenty kadrowe. Faktury z KSeF są archiwizowane przez Ministerstwo Finansów przez 10 lat — do nich klient ma dostęp niezależnie od nas.

Tak. Najlepsza dla ciągłości rozliczeń jest zmiana na granicy okresu: koniec kwartału, koniec półrocza, koniec roku. Sam proces przejęcia ustalamy indywidualnie.