Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Profais Centrum Usług Księgowych Joanna Woźnica-Lenarczyk z siedzibą przy ul. Zgierska 176, 91-346 Łódź, NIP 7262174466, REGON 100195756, e-mail: [email protected], telefon: +48 42 651 89 44 (dalej: Administrator lub Profais).

Profais prowadzi usługowo księgi rachunkowe (art. 76a ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości) i jest członkiem Krajowej Izby Biur Rachunkowych (KIBR).

2. Inspektor Ochrony Danych

W Profais nie został powołany Inspektor Ochrony Danych (IOD), ponieważ nie zachodzą przesłanki obligatoryjnego powołania określone w art. 37 ust. 1 RODO. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych prosimy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod adresem: [email protected].

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Kategorie danych
Świadczenie usług księgowych, kadrowo-płacowych, rozliczeń podatkowych i raportowania zgodnie z umową	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)	identyfikacyjne, kontaktowe, finansowe, podatkowe
Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (m.in. ustawa o rachunkowości, prawo podatkowe, ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy)	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny)	identyfikacyjne, kontaktowe, finansowe
Marketing bezpośredni własnych usług (newsletter, oferta handlowa)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes); zgoda dla wiadomości marketingowych przesyłanych drogą elektroniczną	kontaktowe (adres e-mail, imię i nazwisko)
Odpowiedź na zapytania kierowane przez formularz kontaktowy lub e-mail	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy) oraz lit. f (uzasadniony interes — odpowiedź na zapytanie i ochrona formularza przed botami)	identyfikacyjne, kontaktowe, treść korespondencji
Prowadzenie ewidencji księgowej Profais (faktury wystawione, rozliczenia z dostawcami)	art. 6 ust. 1 lit. c RODO; ustawa o rachunkowości; ordynacja podatkowa	identyfikacyjne kontrahentów, finansowe
Dochodzenie i obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes)	identyfikacyjne, kontaktowe, dotyczące przedmiotu sporu

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy (w zakresie obowiązków ustawowych — wymagane przepisami).

4. Strona internetowa i formularz kontaktowy

Stronę profais.pl utrzymuje Cloudflare, Inc. (Cloudflare Pages). Przy każdym wejściu serwery Cloudflare przetwarzają dane techniczne (adres IP, informacje o przeglądarce, adres odwiedzanej podstrony, czas), żeby dostarczyć stronę i chronić ją przed atakami — w naszym uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Cloudflare działa jako nasz podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (Data Processing Addendum) i stosuje EU-U.S. Data Privacy Framework, a pomocniczo standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej.

Formularz kontaktowy. Dane z formularza (imię i nazwisko, e-mail, opcjonalnie firma i telefon, treść) nie są zapisywane w bazie danych strony — funkcja Cloudflare sprawdza zabezpieczenie przed botami i przesyła je e-mailem do naszej skrzynki, którą prowadzi LH.pl. Cel, podstawa i okres przechowywania — jak w klauzuli informacyjnej pod formularzem.

Cloudflare Turnstile chroni formularz przed botami. Przetwarza adres IP, tzw. odcisk połączenia TLS, nagłówek przeglądarki (User-Agent) i identyfikator naszej strony. W zakresie wykrywania botów na naszej stronie Cloudflare działa jako nasz podmiot przetwarzający; w zakresie doskonalenia swojego mechanizmu wykrywania botów — jako odrębny administrator, na zasadach swojej polityki prywatności.

5. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od kategorii osoby (klient, kontrahent, pracownik klienta, kandydat do pracy, osoba kontaktująca się), przetwarzamy następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, NIP, PESEL, REGON, KRS, numer dowodu osobistego (jeżeli wymagany przez przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy)
• Dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres siedziby, numer telefonu, adres e-mail
• Dane finansowe i podatkowe: numery rachunków bankowych, dane o przychodach i kosztach, deklaracje podatkowe, faktury, dokumenty księgowe
• Dane pracownicze (gdy Profais prowadzi kadry/płace u klienta): data urodzenia, miejsce zamieszkania, wynagrodzenie, składki ZUS, podatek PIT, dane członków rodziny w zakresie niezbędnym do rozliczeń
• Dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO): w wyjątkowych sytuacjach, gdy wymagają tego przepisy dotyczące wynagrodzeń (np. orzeczenia o niepełnosprawności, dane o stanie zdrowia w kontekście zwolnień lekarskich) — wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków pracodawcy klienta
• Dane techniczne (strona internetowa): adres IP, identyfikator sesji, informacje o przeglądarce — zob. Politykę cookies

6. Odbiorcy danych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych powyżej celów:

• Organy administracji publicznej: urzędy skarbowe, Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Krajowa Administracja Skarbowa (KAS), Główny Urząd Statystyczny (GUS), Krajowy System e-Faktur (KSeF), sądy, organy ścigania — gdy wymaga tego prawo
• Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) — w zakresie obowiązkowych zgłoszeń
• Banki i instytucje finansowe: w zakresie obsługi rachunków bankowych klientów i potwierdzania sald
• Biegli rewidenci badający sprawozdanie finansowe Klienta — jako odrębni administratorzy, w zakresie wynikającym z ustawy o biegłych rewidentach
• Podmioty świadczące usługi IT: dostawca systemu księgowego, hostingu serwerowego, poczty elektronicznej, podpisu elektronicznego — wyłącznie po podpisaniu DPA
• Cloudflare, Inc. (hosting strony, ochrona formularza, wysyłka wiadomości z formularza) i LH.pl (poczta e-mail)
• Doradcy prawni i podatkowi Administratora — w zakresie niezbędnym do świadczenia usług prawnych
• Operatorzy płatności i kurierzy — w zakresie niezbędnym do realizacji rozliczeń i przesyłek

Lista konkretnych podmiotów przetwarzających dane na zlecenie Profais jest dostępna na żądanie pod adresem [email protected].

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, nie dłużej jednak niż:

• Księgi rachunkowe, dowody księgowe i deklaracje podatkowe — dowody księgowe przechowuje się co najmniej 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym (art. 74 ust. 2–3 ustawy o rachunkowości), a ze względów podatkowych do upływu przedawnienia — zwykle 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku (art. 86 § 1 i art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej); dokumentację płacową dłużej (zob. niżej)
• 50 lat — w odniesieniu do dokumentów płacowych i kadrowych, których pracodawca-klient nie objął skróconym 10-letnim okresem przechowywania (art. 125a ust. 4–4a ustawy o emeryturach i rentach z FUS)
• 10 lat — w odniesieniu do dokumentów pracowniczych objętych skróconym okresem przechowywania, dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.
• Czas trwania umowy plus okres przedawnienia roszczeń — dla danych klientów (najczęściej 3 lub 6 lat zgodnie z Kodeksem cywilnym)
• Do czasu cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu — dla danych przetwarzanych w celach marketingowych
• Faktury z KSeF archiwizowane są przez Ministerstwo Finansów przez 10 lat zgodnie z przepisami ustawy o VAT; kopie faktur z KSeF są też przechowywane w systemie księgowym Profais zgodnie z powyższymi okresami

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — możesz uzyskać informację, jakie dane przetwarzamy oraz otrzymać ich kopię
2. Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — możesz żądać korekty nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych
3. Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym") (art. 17 RODO) — w sytuacjach przewidzianych prawem, z wyłączeniem danych, których przetwarzanie jest wymagane przepisami prawa (np. ksiąg rachunkowych)
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody
6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, w tym profilowania, oraz w każdej chwili wobec marketingu bezpośredniego
7. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem)

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt na adres: [email protected]. Odpowiadamy w terminie maksymalnie miesiąca, z możliwością przedłużenia o kolejne dwa miesiące w przypadku skomplikowanych żądań.

9. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl, jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane przekazujemy do USA w zakresie korzystania z usług Cloudflare (hosting strony, formularz) — na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework, a pomocniczo standardowych klauzul umownych. Na stronie znajdują się linki do profili Profais w mediach społecznościowych (Instagram, Facebook, TikTok, X). Kliknięcie linku otwiera profil w nowej karcie przeglądarki — dopiero wtedy odwiedzający trafia do danego serwisu i podlega jego polityce prywatności (patrz Polityka cookies).

11. Profilowanie i automatyczne podejmowanie decyzji

Profais nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie, które wywoływałoby skutki prawne lub w istotny sposób wpływałoby na osobę, której dane dotyczą (art. 22 RODO).

12. Dane pracowników i współpracowników klientów Profais

Gdy Profais świadczy klientowi usługi księgowe oraz kadrowo-płacowe, w odniesieniu do danych pracowników, współpracowników i kontrahentów klienta Profais występuje jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu art. 28 RODO. Administratorem tych danych pozostaje pracodawca (klient Profais).

Zasady przetwarzania tych danych reguluje umowa powierzenia (art. 28 ust. 3 RODO), którą zawieramy z każdym klientem — w zakresie księgowości oraz, jeśli dotyczy, kadr i płac. Wzór umowy przekazujemy na żądanie pod adresem [email protected]; zasady umowy opisujemy w sekcji RODO i powierzenie przetwarzania.

Pracownicy klienta korzystający z prawa dostępu do swoich danych powinni w pierwszej kolejności kierować żądania do swojego pracodawcy (Administratora). Profais udostępnia te dane na żądanie pracodawcy w terminach wynikających z umowy DPA.

13. Bezpieczeństwo danych

Profais stosuje techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa adekwatne do ryzyka przetwarzania, w tym:

• szyfrowanie transmisji danych (TLS) na stronie internetowej i w panelu klienta
• kontrolę dostępu do systemów na podstawie uwierzytelniania z wymuszoną silną hasłową polityką
• regularne kopie zapasowe danych przechowywane w odseparowanej lokalizacji
• ograniczenie kręgu osób mających dostęp do danych do osób upoważnionych pisemnie
• szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych osobowych co najmniej raz w roku
• obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej biura rachunkowego
• procedurę obsługi naruszeń ochrony danych (incident response) zgodną z art. 33–34 RODO

14. Zmiany polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian w przepisach prawa, technologii lub zakresie świadczonych usług. Każda zmiana zostanie opublikowana na tej stronie z aktualną datą rewizji. Istotne zmiany będą dodatkowo komunikowane stałym klientom Profais drogą elektroniczną.

15. Kontakt w sprawach ochrony danych

Wszelkie pytania, żądania i zgłoszenia w sprawie ochrony danych osobowych prosimy kierować na adres:

• E-mail: [email protected]
• Telefon: +48 42 651 89 44
• Adres pocztowy: Profais Centrum Usług Księgowych Joanna Woźnica-Lenarczyk, ul. Zgierska 176, 91-346 Łódź