Co wrzucić w koszty JDG — checklista 50 pozycji na 2026

Koszty uzyskania przychodu to legalny sposób obniżenia podstawy opodatkowania. Każda złotówka wydana na potrzeby firmy, udokumentowana i związana z przychodem, to mniej podatku do zapłaty. W JDG opodatkowanej skalą lub liniowym każdy 1 000 zł kosztu to 190 zł mniej PIT (liniowy) lub od 120 do 320 zł mniej (skala, zależnie od progu). Dla ryczałtu koszty nie grają roli — stawka liczona jest od przychodu.

Zasada generalna z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT: kosztem jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkami wymienionymi w art. 23. Poniżej — checklista 50 pozycji najczęstszych kosztów.

Koszty infrastruktury biurowej (1–10)

1. Biuro — wynajem, media, sprzątanie, serwisy techniczne
2. Mieszkanie pod biuro — proporcjonalne wydatki bieżące (czynsz, media) na część mieszkania wykorzystywaną w firmie; od 2023 r. lokali i budynków mieszkalnych nie amortyzuje się podatkowo (art. 22c pkt 2 ustawy o PIT), także tych wprowadzonych do ewidencji przed 2022 r. — szczegóły w artykule Mieszkanie w kosztach firmy
3. Coworking — pełna kwota abonamentu
4. Zakup mebli biurowych — do 10 tys. zł jednorazowo w koszty, powyżej amortyzacja
5. Sprzęt komputerowy — laptop, monitor, drukarka, dysk zewnętrzny
6. Oprogramowanie — licencje, subskrypcje SaaS (Microsoft 365, Google Workspace, Adobe, IDE)
7. Telefon komórkowy — zakup urządzenia, abonament, roaming
8. Internet — abonament w biurze lub proporcjonalna część w mieszkaniu
9. Usługi IT — hosting, domena, backupy, VPN, firewall
10. Materiały biurowe — papier, tonery, długopisy, zszywacze

Koszty transportu (11–16)

11. Leasing samochodu — raty, opłaty wstępne (do limitu wartości samochodu 100 / 150 / 225 tys. zł) — szczegóły w Samochód w firmie 2026
12. Paliwo — na samochód firmowy (100% lub 75% w zależności od trybu VAT)
13. Ubezpieczenie OC/AC — proporcjonalnie do limitu wartości samochodu (100 / 150 / 225 tys. zł)
14. Serwis i naprawy — warsztat, części zamienne, wymiana opon
15. Parking i autostrady — w trasach służbowych
16. Samochód prywatny używany w firmie, niewpisany do ewidencji środków trwałych — kosztem jest 20% wydatków (art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT); „kilometrówka” jako koszt w PIT nie istnieje od 2019 r.

Koszty usług obcych (17–22)

17. Biuro rachunkowe — faktury za obsługę księgową
18. Usługi prawne — porady, prowadzenie sporów, audyty umów
19. Doradztwo podatkowe — interpretacje, ulgi, optymalizacja
20. Marketing i reklama — kampanie, SEO, copywriting, grafika, filmy
21. Tłumaczenia i korekta językowa
22. Usługi kurierskie i wysyłka zamówień do klientów

Koszty pracownicze (23–30)

23. Wynagrodzenia umowy o pracę (brutto)
24. Wynagrodzenia umowy zlecenia i o dzieło
25. Umowy B2B z podwykonawcami (faktury)
26. Składki ZUS pracodawcy (emerytalna, rentowa, FP, FGŚP, wypadkowa)
27. Benefity — karta sportowa (Multisport), opieka medyczna, dofinansowanie obiadów
28. Badania lekarskie pracowników (wstępne, okresowe)
29. Szkolenia BHP
30. Odzież ochronna i środki ochrony indywidualnej

Koszty edukacji i rozwoju (31–36)

31. Szkolenia branżowe dla właściciela i pracowników
32. Kursy online (Udemy, Coursera, Pluralsight)
33. Certyfikacje zawodowe (PMP, AWS, Google, Cisco)
34. Książki i e-booki fachowe
35. Prenumeraty czasopism branżowych i portali
36. Konferencje i targi — opłata uczestnicza, przelot, hotel

Koszty reprezentacji i spotkań (37–40)

37. Obiady z klientami — udokumentowane celem biznesowym
38. Kawa i catering w biurze — dla klientów i pracowników
39. Upominki firmowe dla kontrahentów (do 200 zł) — logo firmy na produkcie
40. Wyjazdy służbowe — hotel, transport, diety (diety krajowe 45 zł/dobę w 2026)

Koszty finansowe (41–44)

41. Prowizje bankowe — prowadzenie rachunku, przelewy, karty firmowe
42. Odsetki od kredytu firmowego, od leasingu finansowego
43. Składki na ubezpieczenia majątkowe firmy (OC działalności, sprzęt, budynki)
44. Opłaty notarialne i sądowe za sprawy firmowe

Koszty publiczno-prawne (45–48)

45. Składki ZUS przedsiębiorcy (emerytalna, rentowa, chorobowa, wypadkowa) — do odliczenia od dochodu lub w KUP
46. Fundusz Pracy i Solidarnościowy — tylko w KUP
47. Składka zdrowotna — częściowo, zależnie od formy opodatkowania (szczegóły w Składka zdrowotna 2026)
48. Opłaty członkowskie w izbach gospodarczych, stowarzyszeniach branżowych

Koszty specyficzne (49–50)

49. Ubezpieczenia grupowe pracowników (zdrowie, życie)
50. Darowizny na cele pożytku publicznego (do 6% dochodu, nie zaliczane do KUP, ale odliczane od dochodu)

Co nie jest kosztem — czerwona lista

Art. 23 ustawy o PIT wymienia precyzyjnie wyłączenia:

• Grzywny, mandaty, kary — nawet za naruszenia firmowe
• Składki zdrowotne przy skali podatkowej (całkowicie wyłączone od 2022)
• Koszty reprezentacji (wystawne przyjęcia, luksusowe prezenty powyżej 200 zł)
• Odsetki od zaległości podatkowych
• Ubezpieczenia osobowe właściciela (życie, NNW prywatne)
• Strata ze sprzedaży prywatnej nieruchomości wpisanej do ewidencji środków trwałych
• Wydatki na środki trwałe powyżej 10 000 zł jednorazowo (tylko amortyzacja)

Dokumentacja — klucz do obrony kosztu

Każdy koszt musi być udokumentowany. W praktyce oznacza to:

1. Faktura VAT lub paragon z NIP firmy (dla VAT wymagana faktura)
2. Dowód zapłaty (wyciąg bankowy, potwierdzenie przelewu)
3. Dokumentacja uzasadniająca związek z działalnością — np. notatka w kalendarzu przy obiedzie z klientem, lista uczestników szkolenia, zdjęcia z targów
4. Przechowywanie 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku

Faktury B2B wystawia się w KSeF (od 1 lutego 2026 dla największych podatników, od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych) i są dostępne w systemie MF, ale o przechowywaniu dowodów księgowych decydują terminy z ustawy o rachunkowości (art. 74) i Ordynacji podatkowej. Szczegóły w artykule KSeF 2.0 — obowiązki firm w 2026.

Podsumowanie

Dobra księgowość to nie tylko rzetelne zaksięgowanie — to też proaktywne wyszukiwanie kosztów. Zobacz naszą usługę KPIR dla JDG. Jesteśmy biurem rachunkowym, nie doradcą podatkowym: prowadzimy księgi, sporządzamy deklaracje i wyjaśniamy, jak przepisy przekładają się na Twoje rozliczenia. Porady i opinie podatkowe oraz reprezentacja w postępowaniach — w zakresie dozwolonym ustawą o doradztwie podatkowym. Kontakt przez stronę główną lub telefon.

Źródła: podatki.gov.pl — koszty uzyskania przychodu, ustawa o PIT (art. 22, 22c i 23).